Telefoninterview – sechs nützliche Tipps für eine gelungene Vorbereitung

Für die einen ist es anstrengender als das Face-to-Face-Gespräch, für die anderen eine scheinbar einfachere Form des Bewerbungsgesprächs. In diesem Beitrag erfährst Du, ob das Telefoninterview einfacher oder schwieriger ist als das Face-to-Face-Gespräch und wie Du Dich am besten darauf vorbereitest.

 

Telefoninterview: Was ist das überhaupt?

Wie der Name vermuten lässt, handelt es sich beim Telefoninterview um ein telefonisches Vorstellungsgespräch. Statt sich an einem Tisch gegenüberzusitzen, sitzt jeder an seinem Ende der Telefonleitung, ohne dass man sich dabei in die Augen schaut.

 

Warum Telefoninterview statt Vorstellungsgespräch?

1. Effizienz

Der Hauptgrund für das Telefoninterview ist Effizienz. Dem Bewerber wird die Anfahrtszeit erspart. Dem Arbeitgeber ist es möglich ein Telefoninterview einfach in den Tagesablauf einzubinden und bei dringendem Bedarf sogar zu verschieben, wenn es unbedingt sein muss.
 

2. Geringe Hürden

Auch im Fall einer Absage ist das Ärgernis über die investierte Zeit geringer. Vor allem dann, wenn man sich über größere Distanzen bewirbt. Außerdem erweitert die Ortsunabhängigkeit den potenziellen Bewerberkreis, was dem Arbeitgeber eine größere Talentauswahl bietet.
 

3. Vorauswahl geeigneter Kandidaten

Auf Unternehmensseite ist das Telefoninterview oft ein zeitsparender Filter, zur Eingrenzung geeigneter Kandidaten. Es ist also meist nur die erste Hürde innerhalb des Bewerbungsprozesses. Deshalb ist das Telefoninterview als erstes Kennenlerngespräch so beliebt und sinnvoll.

 

Vorteile des Telefoninterviews

• Keine Anreisekosten
• Keine Anreisezeit
• Größere Flexibilität bei der Terminauswahl
• Kein zusätzlicher Aufwand, um äußerlich einen professionellen Eindruck durch Outfit und Kosmetik zu machen.
• Bewerbungsgespräch in der Wohlfühlumgebung.
• Man wird nicht beobachtet und kann uneingeschränkt Notizen nutzen.
• Urteilende Blicke bleiben erspart und bringen einen nicht aus dem Konzept.

ABER:
Bei all den Vorteilen eines telefonischen Bewerbungsgesprächs darf man nicht den Fehler machen, es auf die leichte Schulter zu nehmen. Ein Telefoninterview ist oft eine tückische Hürde. Wer den Fehler macht, das Telefoninterview als lockeres Gespräch zu betrachten, wird meist nicht zum Zweitgespräch eingeladen. Auch hier gilt: Vorbereitung ist alles!

 

Wie lange dauert ein Telefoninterview normalerweise?

In der Regel wird ein Zeitfenster zwischen 15 und 60 Minuten eingeplant. Durchschnittlich dauert ein Telefoninterview eher 20 bis 45 Minuten.

Wie lange das Gespräch im Endeffekt dauert, hängt von mehreren Faktoren ab.

• Anforderungen: Je höher die Anforderungen an die Stelle, desto mehr wird ins Detail gegangen und entsprechend mehr Zeit beansprucht.
• Anzahl der Gesprächspartner:innen: Je mehr Leute zu Wort kommen, desto mehr Zeit muss man einplanen.
• Gesprächigkeit: Manche Menschen kommunizieren gerne und viel, während andere sich auf das Wesentliche konzentrieren.
• Kapazitäten: Manchmal ist der Tagesablauf eng getaktet, sodass hinten raus gleich der nächste Termin folgt. Andere haben keinen strengen Zeitplan und freuen sich darüber, ihren Arbeitstag mit einem etwas längeren Telefoninterview herumzubekommen.
• Chemie: Wenn man einander sympathisch findet, kommen zum Ende des Gesprächs auch oft noch Gespräche über Hobbys oder Urlaube etc. auf.

 

Wie läuft ein Telefoninterview ab?

Terminauswahl

Nach der Bewerbung erhältst Du in der Regel eine Einladung zum Telefoninterview per E-Mail, in der entweder ein konkreter oder mehrere optionale Terminvorschläge unterbreitet werden. Außerdem wird Dir meist mitgeteilt, wer Deine Gesprächspartner:innen sein werden. Den Termin bestätigst Du dann ebenfalls per E-Mail bzw. teilst Deine Präferenz mit.

Sollte keiner der vorgeschlagenen Termine passen, teile das höflich mit, mache einen Alternativvorschlag oder bitte um Alternativvorschläge innerhalb eines Zeitfensters.

Unangekündigt finden Telefoninterviews nur äußerst selten statt.

Sollte Letzteres der Fall sein, frage, ob Du Dich in 10 Minuten wieder melden kannst. Nutze die Zeit, um Dich zu sammeln, Deine Bewerbungsunterlagen zurechtzulegen und Dir eine ruhige Gesprächsatmosphäre, ohne störende Hintergrundgeräusche, zu schaffen.

 

Telefoninterview Ablauf

Das Telefoninterview unterscheidet sich im Ablauf nicht von anderen Bewerbungsgesprächen. Meist fangen die Gesprächspartner:innen mit der Vorstellung des eigenen Unternehmens und der eigenen Person an. Danach stellt man sich selbst und seinen Werdegang vor. Anschließend werden Fragen gestellt und beantwortet. Zum Ende hat man Gelegenheit, selbst Fragen zu stellen, die im Verlauf des Gesprächs unbeantwortet geblieben sind. Abschließend teilt man Dir mit, welche die nächsten Schritte im Bewerbungsprozess sein werden und wie es weiter geht.

 

Telefoninterview: Wer ruft an?

In der Regel wird man als Bewerber:in angerufen. Sollten bereits fünf Minuten verstrichen sein und niemand meldet sich, ist es ratsam selbst die Initiative zu ergreifen. Schreibe eine sehr höfliche E-Mail und mache darauf aufmerksam, dass Du für das Gespräch bereit bist. Biete auch an, zu einem anderen Zeitpunkt zu telefonieren, falls es Deinen Gesprächspartner:innen gerade doch nicht passen sollte.

Das signalisiert zum einen, dass man vorbereitet ist und wartet, aber auch die eigene Bereitschaft entgegenzukommen, falls etwas dazwischengekommen ist. Diese Mail ist wichtig, weil es bei einem technischen Verbindungsproblem so aussehen kann, dass man nicht ans Telefon geht, wenn am anderen Ende das Rufsignal läutet, es aber zu keinem Verbindungsaufbau kommt. Durch diese Proaktivität vermeidet man ärgerliche Missverständnisse.

Melden sollte man sich beim Telefoninterview mit seinem Nachnamen oder dem vollen Namen.

 

6 Tipps für die Telefoninterview Vorbereitung

1. Angst vorm Telefonieren:

Telefonieren ist für viele eine Stresssituation. Wenn das bei Dir der Fall ist, dann bereite Dich gut auf das Gespräch vor. Schreibe etwa den Teil Deiner Selbstvorstellung vorher und studiere ihn ein, sodass Du nicht improvisieren musst.

Atmen nicht vergessen! Der Vorteil beim Telefonieren ist, dass Dich niemand sieht. Wenn Du mal tief durchatmen willst, kannst Du den Hörer eine Sekunde weghalten und laut durchatmen.

Sieh es als eine Übung! Je mehr Telefoninterviews Du führst, desto besser gewöhnst Du Dich an die Situation und desto besser wirst Du darin. Betrachte jedes Telefoninterview als eine Übung, nicht als All-or-Nothing-Situation.

 

2. Terminwahl:

Hast Du die Wahl zwischen mehreren Terminvorschlägen, solltest Du kurz in Dich gehen und Dir Gedanken darüber machen, welcher wirklich der Beste ist. Wann ist der ruhigste Moment, um ein Telefoninterview zu führen? Gibt es Uhrzeiten und Tage, an denen man weiß, dass man allein und ungestört ist? Wähle möglichst diese Termine.

 

3. Outfit:

Man muss sich nicht herausputzen, da die Gesprächspartner:innen einen bei einem Telefoninterview ohnehin nicht sehen können. Andererseits sollte man nicht unterschätzen, dass die eigene Selbstwahrnehmung häufig auch einen Einfluss auf unsere Stimmungslage und unser Selbstbewusstsein hat. Mit anderen Worten: Es kann durchaus vorkommen, dass man sich selbstsicherer und professioneller gibt, wenn man in ein professionelles Erscheinungsbild schlüpft.

 

4. Notizen:

Dadurch, dass die Gesprächspartner einen nicht sehen können, ist es leichter sich mit Notizen zu helfen.

Relevante Informationen, die beim Gespräch helfen können:

• Infos zu den Gesprächspartner:innen. Nutze hierzu die Unternehmenswebsite oder suche das Profil der Telefoninterviewer:innen auf Xing oder LinkedIn.
• Selbstvorstellung, chronologisch und nachvollziehbar aufbereitet.
• Infos zum Unternehmen: Geschichte, Unternehmenskultur, Zielgruppe, Alleinstellungsmerkmal, Konkurrenz, Auftreten auf der Website, Corporate Identity usw.
• Fragen zum Unternehmen und zur Position.

ABER:
Drucke nicht einfach alles aus oder öffne gleichzeitig mehrere Dokumente im Computer. Man verliert die Übersicht und hat während dem Gespräch keine Zeit nach der Information zu suchen, die man gerade braucht. Sei also methodisch bei der Zusammenstellung der Notizen. So viel wie nötig, so wenig wie möglich und alles übersichtlich. Dann helfen Notizen auch wirklich beim Gespräch. Und bitte nicht stumpf ablesen. Das merken Personaler:innen auch durchs Telefon.

 

5. Ein ruhiger Ort zum Telefonieren:

Zur optimalen Telefoninterview Vorbereitung gehört auch die Wahl des möglichst leisesten Ortes in der Wohnung. Identifiziere Störquellen und kontrolliere sie, wenn möglich. Schließ die Tür des Raums, schalte andere Telefone, Alarmfunktionen, Nachrichtentöne aus, informiere Mitbewohner, schalte ggf. die Klingel aus und/ oder schließe die Fenster, wenn draußen viel Lärm herrscht. Vermeide möglichst, dass Dein Hund im Hintergrund lautstark bellt oder Deine Katze über den Schreibtisch flitzt und dabei Deine Bewerbungsunterlagen herunterreißt.

Wichtig: Man sollte einen Ort wählen, von dem man eine gute Telefonverbindung hat. Das ist vor allem dann wichtig, wenn man nicht über das Festnetz telefoniert.

Wer nicht allein lebt, kann seine Mitbewohner darüber informieren, dass man zu einer bestimmten Zeit ein Telefoninterview hat, und darum bitten, für diesen Zeitraum auf unnötigen Lärm (Musik hören, Staubsaugen etc.) zu verzichten.

 

6. Verbale Kommunikationsfähigkeit:

Sprich ruhig, deutlich und mit kräftiger Stimme. Denn Deine Stimme und Deine Aussprache sind Dein Aushängeschild im Telefoninterview. Durch diese Merkmale machen sich die Personaler:innen ein erstes Bild von Dir.

Stelle außerdem ein Glas Wasser bereit. Beim Sprechen wird der Mund schnell trocken und die Stimme gibt nach.

Achte auf Deine Körpersprache:
Die Entscheidung, ob uns eine Person sympathisch ist oder nicht, treffen wir innerhalb weniger Sekunden. Eigenschaften wie Mimik und Gestik sind Einflussfaktoren, die auch im Telefoninterview ausschlaggebend sind. Denn wie sagte schon der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick: „Man kann nicht nicht kommunizieren, denn jede Kommunikation (nicht nur mit Worten) ist Verhalten und genauso wie man sich nicht nicht verhalten kann, kann man nicht nicht kommunizieren.“

1. Gerade sitzen
   Gerades Sitzen erleichtert die Atmung, dadurch hört sich Deine Stimme weniger gepresst an.
    
2. Positiver Gesichtsausdruck
   Durch Lächeln wirkt die Stimme freundlicher und somit wirkst Du für die Interviewer:innen direkt sympathischer.

 

Telefoninterview Fragen und Antworten Beispiele

• Bereite Antworten auf offene Fragen zu Deinem Werdegang vor (Lücken, Inkonsistenzen etc.).
  • Wichtig ist, dass Du Lücken und Inkonsistenzen sinnvoll und nachvollziehbar erklären kannst.

 

• Warum willst Du im Unternehmen arbeiten?
  • Das ist die Chance, um mit Wissen über das Unternehmen zu glänzen. Je mehr spezifische und gute Gründe man nennen kann, desto mehr merken die Gesprächstpartner:innen, dass man sich Gedanken darüber gemacht hat, ob das Unternehmen zu einem und man selbst zum Unternehmen passt.

 

• Was erwartest Du von der Stelle?
  • Je realistischer Du die Herausforderungen einschätzt, desto mehr Expertise und Eignung demonstrierst Du. Sorge dafür, dass Du ein realistisches und umfangreiches Bild der Herausforderungen der Position bekommst.

 

• Warum bist Du besonders gut für die Stelle geeignet?
  • Hier geht es darum zu demonstrieren, dass Deine Kenntnisse und Fähigkeit möglichst genau auf die Herausforderungen und Aufgaben der Position passen.

 

• Warum willst Du den Job wechseln?
  • Achtung Stolperstein! Warum Du den Arbeitgeber oder Job wechseln willst, verrät weniger über den Arbeitgeber als über Dich. Wenn Deine Gründe nicht plausibel erscheinen, oder schlimmer noch so wirken, als wärst Du das Problem und nicht der Job oder der Arbeitgeber, dann ist das ein Eigentor. Gute Gründe für einen Jobwechsel findest Du übrigens hier.

Mit diesen Tipps wird es Dir hoffentlich leichter fallen, die Telefoninterview Fragen zu meistern.

 

Fazit Telefoninterview

• Auf das Telefoninterview solltest Du Dich mindestens genauso gut wie auf das Face-to-Face-Gespräch vorbereiten.
• Eine ruhige Gesprächsatmosphäre, ohne störende Hintergrundgeräusche, ist elementar wichtig.

Du kannst es kaum abwarten, die Telefoninterview Tipps in Deinem nächsten Bewerbungsgespräch auszuprobieren? Dann schau mal bei unseren Stellenangeboten vorbei. Vielleicht ist ja sogar Dein Traumjob dabei. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!